Rozpoczęcie skutecznej windykacji międzynarodowej wymaga zgromadzenia odpowiednich dokumentów, które potwierdzą istnienie długu oraz będą podstawą do podjęcia działań prawnych. Brak pełnej dokumentacji może znacząco wydłużyć proces windykacyjny, a w niektórych przypadkach uniemożliwić dochodzenie roszczeń.
Każdy etap windykacji – od negocjacji, przez mediacje, aż po działania sądowe – wymaga przedstawienia dowodów na istnienie zobowiązania oraz jego niespełnienie. Więcej o problemach w odzyskiwaniu długów można przeczytać w artykule Najczęstsze problemy z odzyskiwaniem należności za granicą – jak im zaradzić.
Kluczowe dokumenty wymagane do rozpoczęcia windykacji międzynarodowej
1. Umowa handlowa lub kontrakt
Dlaczego jest niezbędna?
Umowa handlowa stanowi podstawę prawną, na której opierają się roszczenia. Określa prawa i obowiązki obu stron, warunki płatności oraz sankcje za ich niedotrzymanie.
Jakie informacje powinna zawierać?
- Dane stron: pełne nazwy firm, adresy, numery rejestrowe.
- Szczegółowe warunki współpracy, w tym terminy płatności i sposób rozliczenia.
- Klauzule dotyczące jurysdykcji i prawa właściwego.
2. Faktury
Faktury są kluczowym dowodem sprzedaży towaru lub wykonania usługi. Powinny zawierać:
- Datę wystawienia i numer faktury.
- Szczegółowy opis dostarczonych towarów lub usług.
- Kwotę należności wraz z podatkami.
- Termin płatności oraz dane konta bankowego.
3. Dowody dostawy lub wykonania usługi
Jeśli dłużnik kwestionuje zobowiązanie, istotne są dokumenty potwierdzające dostarczenie towaru lub wykonanie usługi, np.:
- Potwierdzenie odbioru towaru (list przewozowy, dokument CMR).
- Protokół zdawczo-odbiorczy.
- Raporty, zdjęcia, e-maile dokumentujące wykonanie usługi.
Brak odpowiednich zabezpieczeń może skutkować koniecznością skorzystania z windykacji międzynarodowej krok po kroku.
4. Korespondencja z dłużnikiem
Przebieg negocjacji oraz wezwania do zapłaty mogą stanowić ważny dowód w procesie windykacyjnym. Warto zachować:
- E-maile przypominające o płatności.
- Oficjalne wezwania do zapłaty.
- Pisemne deklaracje dłużnika dotyczące spłaty należności.
5. Wyciągi bankowe lub potwierdzenia przelewów
Dokumentują brak wpłat i pozwalają ustalić saldo zadłużenia.
6. Dokumenty sądowe lub wcześniejsze decyzje
W przypadku wcześniejszych postępowań mogą być potrzebne:
- Wyrok sądu lub ugoda sądowa.
- Dokumentacja dotycząca Europejskiego Nakazu Zapłaty.
7. Gwarancje lub zabezpieczenia
Zastosowanie akredytyw czy gwarancji bankowych może znacznie przyspieszyć odzyskanie należności. Więcej na temat różnic prawnych w Europie znajdziesz w artykule Windykacja w Europie: różnice prawne między krajami, które musisz znać.
Najczęstsze problemy związane z brakiem dokumentów
1. Brak umowy handlowej
- Problem: Współpraca opierała się wyłącznie na ustnych ustaleniach, co utrudnia dochodzenie roszczeń.
- Rozwiązanie: W przyszłości zawsze sporządzać pisemne umowy z kontrahentami.
2. Niepełna dokumentacja dostawy
- Problem: Dłużnik twierdzi, że nie otrzymał towaru.
- Rozwiązanie: Zawsze żądać podpisanych protokołów odbioru lub dokumentów przewozowych.
3. Brak wezwania do zapłaty
- Problem: Brak oficjalnego wezwania może być podstawą do odrzucenia roszczenia przez sąd.
- Rozwiązanie: Wysyłać pisemne wezwania do zapłaty, najlepiej listem poleconym.
Kroki do zgromadzenia dokumentacji windykacyjnej
- Przejrzyj historię współpracy z dłużnikiem
- Zgromadź wszystkie umowy, faktury oraz dowody komunikacji.
- Skontaktuj się z prawnikiem specjalizującym się w windykacji międzynarodowej
- Specjalista oceni, czy dostępna dokumentacja jest wystarczająca do rozpoczęcia procesu.
- Uzupełnij brakujące dokumenty
- W miarę możliwości zdobądź brakujące dowody, np. potwierdzenia odbioru towarów.
Przykład: Sukces dzięki kompletnej dokumentacji
Polska firma eksportowa miała problem z odzyskaniem 50 tys. euro od kontrahenta z Francji. Dzięki zgromadzonej dokumentacji, w tym umowie, fakturze, liście przewozowym oraz e-mailom, sprawa została rozwiązana na drodze polubownej w ciągu dwóch miesięcy, bez konieczności wnoszenia pozwu do sądu.
Jak możemy pomóc?
Nasza kancelaria specjalizuje się w windykacji międzynarodowej oraz doradztwie prawnym w zakresie zabezpieczania umów handlowych. Jeśli masz problem z odzyskaniem należności, skontaktuj się z nami, aby sprawdzić, jak możemy Ci pomóc.
Sprawdź ofertę kancelarii dotyczącą windykacji międzynarodowej i zabezpiecz swoje roszczenia już dziś!
