Proces przygotowania audytu prawnego do nie tylko zbierania dokumentacji, ale także zrozumienia ograniczeń związanych z wykonaniem zmian, które mogą przynieść korzyści na poziomie metę.
Doradztwo korporacyjne zastosowane przez kancelarię Piotra Kaczmarka zapewnia wsparcie techniczne na każdym etapie audytu, od analizy zagrożeń po wdrożeniu rekomendacji.
Identyfikacja i dokumentacja zagrożeń prawnych
Znaczenie pojęcia ryzyka
Możliwe, że firma ma zastosowanie od wielkości i zastosowań, może być narażona na ryzyko prawne, takie jak:
- Nieaktualne umowy , które nie powodują zmian w prawie.
- Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych (RODO).
- Nieprawidłowości w dokumentacji pracowniczej lub nie wypełnianie przepisów prawa pracy.
Praktyczne kroki w zakresie ryzyka:
- Sporządzenie listy rozszerzonych zakresów firmy:
- Relacje z kontrahentami.
- Zatrudnienie i umowa z pracownikiem.
- Zgodność z regulacjami branżowymi (np. ochrony, przepisy finansowe).
- Wprowadzenie wstępnej oceny zgodności z zasilaniem.
- Konsultacje z ekspertami w celu zwalczania zagrożeń.
Przykład:
Firma rejestrująca, przed audytem, zidentyfikowała ryzyko związane z niespełnieniem warunku dotyczącego czasu pracy kierowców . Dzięki temu przeprowadzono audytorom plan działań naprawczych.
Więcej informacji o audytach firmy znajdziesz tutaj:
Audyt Prawny Firmy – Co To Jest i Dlaczego Jest Tak Ważny?
Przygotowanie procedury urzędowej i polityków compliance
Czym jest zgodność?
Zgodność z systemem zarządzania zgodnością z systemami i regulacjami, która pomaga firmom stwarzać zagrożenia prawne i reputacyjne.
Kluczowe zasady zgodności:
- Polityka zapobiegania korupcji.
- Zasady ochrony danych osobowych (zgodność z RODO).
- Procedura dotycząca ochrony środowiska.
- Zasady postępowania w sporach handlowych.
Przykład:
firma farmaceutyczna, przed audytem, wdrożyła działaniakorupcyjne, obejmujące szkolenia dla pracowników i system uzupełniający wyjaśnienia naruszeń.
Audyt próbny jako przygotowanie
Co to jest audyt próbny?
Audyt próbny do wewnętrznego badania przeprowadzonego przez dział prawny firmy lub zewnętrznej kancelarii w celu ustalenia wyników przed właściwym audytem.
Korzyści z audytu próbnego:
- Identyfikacja luk w dokumentacji i procedurach.
- Testowanie zespołu do współpracy z audytorami.
- Możliwość skorygowania przed audytem audytem.
Przykład:
Spółka z zasilaniem obiektów kontroli próbnej, która uruchomiła brak połączenia kilku spotkań z najważniejszymi ustawieniami. Dzięki temu uniknęła problemów podczas audytu kontrolnego.
Zrozumienie specyfikacji audytu branżowego
Dlaczego branża ma znaczenie?
Kontrole dyscyplin podlegają przepisom, które wymagają uwagi podczas audytu.
Przykłady:
- Branża medyczna – certyfikacja wyrobów medycznych i ochrona danych osobowych.
- Sektor energetyczny – odprowadzanie emisji CO2 i ochrona środowiska.
- E-commerce – zgodność z prawem konsumenta i RODO.
Przykład:
Firma spożywcza skonsultowała się z kancelarią, aby sprawdzić zgodność etykiet produktów z dostępnym dostępem do informacji o składnikach.
Stała komunikacja z i interesariuszami
Dlaczego komunikacja jest kluczowa?
Audyt prawny wymaga współpracy różnych działów firmy, a także zainteresowań zewnętrznych. Brak jasnej komunikacji może opóźnić proces i generować problemy.
Praktyczne wskazówki:
- Wyznaczenie koordynatora audytu.
- Regularne informowanie pracowników o postępach.
- Włączenie zewnętrznego zewnętrznego audytu procesu.
Przykład:
Podczas audytu wykonawczego, koordynator audytu zorganizował cotygodniowe spotkania, aby omówić przebieg i wystąpienie bieżących problemów.
Korzystanie z narzędzia technologicznego
Jak technologia wspiera audyt prawny?
Nowoczesne narzędzie IT może zostać wykorzystane do przygotowania audytu i usprawnienia jego użycia.
Przykładowe narzędzia:
- Systemy zarządzania dokumentami (DMS).
- Oczywiście, że tak.
- Platformy analityczne do przetwarzania danych finansowych i prawnych.
Przykład:
Firma fintech zintegrowała system zarządzania dokumentami z platformą zgodności, co pozwala na szybkie odnalezienie wymaganych dokumentów i ich udostępnienie audytorom.
Budowanie świadomości w firmie
Dlaczego edukacja pracowników jest ważna?
Elementy są przeprowadzane przez każdego audytu, a ich zastosowanie jest zasadą prawną, która może spowodować sprawdzenie wyników audytu.
Praktyczne kroki:
- Organizowanie regularnych ustawień z prawem pracy, ochrona danych osobowych i kontaktów handlowych.
- Tworzenie materiałów edukacyjnych, np. przewodników i infografik.
- Włączenie zabezpieczenia zgodności z procesem onboardingowym.
Przykład:
Firma IT zorganizowała szkolenia dla specjalistycznych tematów zgodności z RODO, co wymaga wystąpienia zagrożenia z ochroną danych klientów podczas audytu.
Podsumowanie – Klucz do Sukcesu w Audycie Prawnym
Przygotowanie do audytu prawnego wymaga staranności, organizacji i zaangażowania całego zespołu. Korzystanie z zaawansowanego wsparcia kancelarii, takich jak kancelaria Piotra Kaczmarka, zapewnia bezpieczeństwo prawne i sprawne funkcjonowanie audytu.
Więcej informacji na stronie:
Doradztwo korporacyjne
